Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

Razón social	Smart Systems IT
NIT	[NIT por completar]
Domicilio y dirección	Cra. 7 # 71-21, Bogotá D.C., Colombia
Correo para datos personales	[email protected] (asunto: «Datos personales»)
Teléfono	+57 310 2797683
Área responsable	Oficial de Protección de Datos de Smart Systems IT: atiende consultas, reclamos y solicitudes de los titulares.

2. Cuándo somos Responsables y cuándo Encargados

Somos Responsables de los datos de nuestros clientes, prospectos y proveedores, de quienes nos escriben por el sitio, el correo o WhatsApp, y de las cuentas de usuario de nuestras plataformas.

Somos Encargados de los datos que nuestros clientes registran en las plataformas para su propia operación:

• Control de Acceso: el Responsable es el conjunto residencial, edificio o empresa (la copropiedad y su administración). Smart Systems IT aloja y procesa los datos por cuenta de ella.
• Portal GPS: el Responsable es la empresa cliente (o la persona que contrata el plan personal), que decide qué vehículos o personas rastrea y con qué fin.
• Mesa de Ayuda: cada cliente es Responsable de los datos de sus empleados y equipos que registra.
• Instalaciones de CCTV: el cliente es Responsable de las imágenes que graban sus cámaras. Nosotros solo accedemos a ellas para instalar o dar soporte, cuando el cliente lo pide.

Como Encargados tratamos los datos solo según las instrucciones del Responsable y para prestar el servicio. Cada Responsable acepta un contrato de transmisión de datos (art. 25 del Decreto 1377 de 2013) al activar la plataforma. Si recibimos una consulta o un reclamo sobre esos datos, lo tramitamos y avisamos al Responsable.

3. Datos que tratamos y para qué

Solo pedimos los datos necesarios para cada finalidad. No vendemos ni alquilamos datos personales, y no los usamos para fines distintos de los informados.

4. Datos sensibles

Son sensibles los datos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede causar discriminación, como los biométricos (la imagen del rostro usada para identificar), los de salud y los de la vida sexual (art. 5 de la Ley 1581).

• No estás obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos. Si no lo autorizas, puedes usar el servicio por otros medios: por ejemplo, un visitante puede ingresar sin foto, identificándose con su documento.
• Las fotos de visitantes y de las mudanzas, y la ubicación de personas, se tratan con autorización expresa, se guardan en carpetas privadas y solo las ve el personal autorizado.
• Las plataformas no piden datos de salud de las personas. Las vacunas que se registran son de las mascotas.

5. Niñas, niños y adolescentes

Solo tratamos sus datos cuando responde a su interés superior y respeta sus derechos fundamentales (art. 7 de la Ley 1581 y art. 12 del Decreto 1377). El padre, la madre o el representante legal es quien autoriza, y siempre que sea posible se escucha la opinión del menor según su madurez. En el Control de Acceso, un residente con tarjeta de identidad se registra con el nombre de su representante. En el Portal GPS, el rastreo de un menor (por ejemplo, con un reloj GPS) solo lo puede autorizar su representante legal.

6. Autorización

Pedimos tu autorización previa, expresa e informada al recolectar los datos (art. 9 de la Ley 1581). La puedes dar por escrito, de forma verbal o con conductas inequívocas (art. 7 del Decreto 1377).

• Usuarios de las plataformas: aceptan esta política al ingresar por primera vez y cada vez que cambia. Queda registro de la versión, la fecha, la IP y el navegador.
• Visitantes: la portería informa el aviso de privacidad, que también está en un cartel visible, y registra la autorización. La foto tiene una autorización aparte y opcional.
• Residentes, conductores y personas rastreadas: el Responsable (la administración o la empresa) registra cómo obtuvo la autorización (formato firmado, en la app o verbal) y la guarda como prueba (art. 8 del Decreto 1377).

No se requiere autorización en los casos del art. 10 de la Ley 1581: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, urgencia médica o sanitaria, tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y datos del Registro Civil.

7. Tus derechos como titular

Según el art. 8 de la Ley 1581 tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos, también si son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o inducen a error.
2. Pedir prueba de la autorización que diste.
3. Ser informado del uso que se les ha dado a tus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado.
5. Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías de la ley. No procede cuando tienes un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (art. 9 del Decreto 1377), por ejemplo los movimientos contables de la cartera o la trazabilidad de seguridad durante su plazo de conservación.
6. Acceder gratis a tus datos al menos una vez al mes, y cada vez que esta política cambie sustancialmente (art. 21 del Decreto 1377).

Pueden ejercerlos el titular (acreditando su identidad), sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien estipule a favor de otro.

8. Cómo hacer una consulta o un reclamo

Canales:

• el formulario «Tus datos personales» de cada plataforma: en Mi cuenta → Mis datos si tienes usuario, o en el enlace Datos personales de la pantalla de ingreso si no lo tienes;
• el correo [email protected];
• por escrito en nuestra dirección.

Cada solicitud recibe un número de radicado y la fecha límite de respuesta.

El reclamo debe incluir: tu identificación, la descripción de los hechos, la dirección o correo para responderte y los documentos que quieras hacer valer.

• Si está incompleto, te pedimos completarlo dentro de los 5 días siguientes. Si en 2 meses no lo completas, entendemos que desististe.
• En máximo 2 días hábiles el dato queda marcado «reclamo en trámite» hasta que se resuelva.
• Si no somos competentes para resolverlo, lo trasladamos en máximo 2 días hábiles a quien corresponda (el Responsable, en las plataformas) y te informamos.
• Antes de acudir a la SIC debes agotar este trámite (art. 16).

9. Transmisión y transferencia de datos

Para prestar el servicio usamos estos proveedores. Con cada uno hay un contrato o unas condiciones que obligan a proteger los datos y a usarlos solo para el servicio:

Cuando un Encargado está fuera de Colombia se trata de una transmisión internacional, amparada por el contrato de transmisión (art. 25 del Decreto 1377). Los Estados Unidos y los países de la Unión Europea están en la lista de países con nivel adecuado de protección de la SIC (Circular Externa 005 de 2017).

Entregamos datos a autoridades solo por requerimiento legal o judicial.

10. Cuánto tiempo guardamos los datos

Solo el tiempo necesario para la finalidad y para cumplir obligaciones legales (art. 11 del Decreto 1377). Después se suprimen o se anonimizan automáticamente. Estos son los plazos por defecto; cada Responsable los puede ajustar en la plataforma:

11. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos (principio de seguridad):

• conexiones cifradas (HTTPS);
• contraseñas guardadas con hash y verificación en dos pasos;
• bloqueo por intentos fallidos y sesiones que expiran;
• permisos por rol y por módulo, para que cada persona vea solo lo que necesita;
• fotos y documentos en carpetas privadas, servidos solo a usuarios autorizados;
• enlaces públicos (QR de retiro de paquetes, carnet de mascota) con códigos aleatorios no indexables;
• protección CSRF y cabeceras de seguridad;
• auditoría de los cambios, copias de seguridad y acuerdos de confidencialidad con el personal.

Si ocurre un incidente de seguridad que afecte datos personales, lo informamos a la SIC a través del Registro Nacional de Bases de Datos dentro de los 15 días hábiles siguientes a su detección. También avisamos a los Responsables y, cuando corresponda, a los titulares afectados.

12. Cookies

Las plataformas usan solo cookies técnicas: la de la sesión y, si marcas «Recordarme», la que guarda tu usuario. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros. El sitio web no instala cookies propias.

13. Videovigilancia y portería

En las zonas con cámaras o registro de visitantes debe haber un aviso visible que informe:

• que la zona está videovigilada o que se registran los ingresos;
• quién es el Responsable;
• la finalidad;
• dónde consultar la política.

El Control de Acceso trae un cartel para imprimir con esa información. Las imágenes de seguridad no se publican ni se entregan a terceros, salvo a las autoridades o por orden judicial.

14. Cambios y vigencia

Esta política rige desde el 19 de octubre de 2026 (la versión del 16 de octubre de 2026 se actualizó para detallar los proveedores de mapas y direcciones del numeral 9). Si cambia de forma sustancial, lo informaremos antes de aplicarla en el sitio y en las plataformas, y pediremos de nuevo la aceptación de los usuarios. Las bases de datos se conservarán por los plazos indicados en el numeral 10.

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